Controles de acceso y controles de presencia, ¿en qué se diferencian?

Control de accesos, control de presencia… Muchas veces se usan ambos conceptos de forma indiferente sin reparar que cada uno tiene prestaciones específicas que lo diferencian del otro. Básicamente un control de acceso permite o restringe la entrada de una persona o vehículo a un recinto, mientras que un control de presencia controla la jornada laboral del personal, guardando las horas de entradas y salidas, y realizando un cómputo total del tiempo trabajado. Diferencias significativas que nos harán decantarnos por un tipo u otro de dispositivo, y que analizamos a continuación.

Control de acceso:

El control de acceso es un dispositivo que, previa identificación, permite o deniega el acceso de una persona o vehículo a una zona determinada. Actúan sobre una dispositivo electrónico (cerradura en la puerta, barrera de entrada a un garaje, etc) para permitir el paso únicamente cuando el usuario que se identifica sea reconocido por el dispositivo. La identificación puede darse de muchas formas: biométrica (mediante huella dactilar, retina o reconocimiento facial), por código PIN, mediante lector de radiofrecuencia , o combinaciones de ellas.

Dentro de los controles de acceso los hay con distintos niveles de prestaciones:

• Los controles de acceso autónomos son los equipos más básicos. Solo permiten añadir los usuarios en el propio terminal para abrir la cerradura a la que esté conectado. No tienen accesos especiales a la hora de abrir la cerradura (algunos con 2 relés permiten añadir a los usuarios en grupos independientes para que puedan controlar un acceso específico) ni permiten la comunicación con ningún dispositivo externo, ni por USB ni a través de Internet. Tampoco cuentan con una base de datos con los registros de aperturas, por lo que a los usuarios no se les puede poner ningún tipo de anotación, ni organizarlos por departamentos, antigüedad, etc.

• Los controles de acceso inteligentes tienen la misma función que los autónomos, que es permitir la entrada a los usuarios autorizados y restringirla a los que no, sin embargo, sí permiten la gestión de los mismos a través de un software mediante un cable USB, Ethernet o WiFi. Esto permite añadir, modificar, o eliminar usuarios en todo momento de forma rápida y sencilla desde un PC, así como la creación y descarga de registros para saber en todo momento el usuario que ha entrado y la fecha y hora de la entrada. Este programa permite manejar todos los controles de acceso a la vez (siempre que sean de la misma marca), pudiendo accionar un equipo desde el ordenador, así como administrar permisos de acceso a determinados controles a los distintos usuarios. Cabe recordar que para tener acceso a todas estas opciones se debe disponer de Internet en el recinto.

Control de presencia:

Los controles de presencia son equipos cuya función principal es registrar los horarios de entradas y salidas de los distintos usuarios para luego hacer un cómputo general de las horas y calcular así el tiempo efectivo que una persona ha estado trabajando. Desde Mayo de 2019, en España es obligatorio fichar en el trabajo para que quede registrada la jornada laboral. A nivel general existen 2 tipos de controles de acceso: el primero es el mecánico, que se basa en el uso de un soporte físico, ya sea una hoja de papel o una máquina de fichado con tarjetas perforadas. No está recomendado para empresas de más de 8-10 empleados, ya que la gestión empieza a ser más laboriosa. Además, debido a que los registros deben ser almacenado al menos durante 4 años, se necesita bastante espacio para guardarlos. Con las nuevas tecnologías han pasado a estar en desuso.

Por otra parte, existe otro grupo de controles de presencia que emplea tecnologías más actuales para registrar la entrada/salida de un usuario, los cuales identifican al empleado mediante reconocimiento biométrico, contraseña y/o tarjeta sin contacto (igual que en los controles de acceso). Estos equipos son capaces de analizar los datos y mostrar las horas de trabajo que cada persona ha realizado, desde entradas y salidas hasta las horas extras o descansos entre turnos y pueden crear informes por días/semanas/meses para poder revisarlo desde un ordenador. Además, como casi todos estos dispositivos tienen conexión a Internet no es necesario su desmontaje para conectarlos a un PC.

Existen otro controles de presencia que envían información a través de la nube para picar desde cualquier lado. Ésta es una alternativa muy interesante para personas que teletrabajan, salen a visitar clientes, clases prácticas de autoescuela o empiezan/finalizan la jornada laboral fuera de la oficina.

Las ventajas de instalar un control de presencia son muchas y tanto la empresa como el trabajador se verán beneficiados de la instalación de este equipo. Por parte de la empresa, estas ventajas serían:

• Cumplir con la ley actual en materia del control de horario del personal.
• Permite demostrar que se está cumpliendo la jornada estipulada en el contrato gracias al registro detallado de las horas efectivas.
• Control del absentismo laboral y de las ausencias. Se puede saber quién y cuándo ha faltado y comprobar si la falta es justificada.
• Gestión más sencilla de los turnos rotativos, así como el reparto de las vacaciones entre los empleados.
• El cálculo de las horas extras es mucho más sencillo.

Los trabajadores también se ven beneficiados con el uso de un control de presencia:

• Al quedar registrado, los empleados están más protegidos frente a fraudes con los horarios.
• Minimiza las limitaciones a la hora de fichar, inclusive si la jornada comienza fuera de la oficina, gracias al uso de dispositivos digitales y software específico.
• Conoce de forma exacta el horario de trabajo, lo que permite una mejor organización del tiempo.
• Permite de forma muy simple la gestión de los días de descanso y vacaciones.

Existen multitud de dispositivos de control de accesos y horarios, cada uno con características propias que les permiten adaptarse a cualquier situación. Si necesitas más información respecto a los controles de acceso y presencia, puedes visitar nuestra tienda online, SuperInventos.com o directamente llamarnos al 954 18 66 32 y te aclararemos cualquier duda que te pueda surgir.